Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art.13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)

Desideriamo informarla che i vostri dati personali e i dati dei minori che parteciperanno all’evento Crai Camp Italia 2022 , Acea Camp 2022 e a tutti gli altri eventi organizzati nel corso del 2022 (di seguito gli eventi), conferiti in occasione delle iscrizioni e dell’adesione alle nostre attività, saranno trattati con strumenti informatici ed elettronici nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (di seguito GDPR), del D. Lgs. 196/2003 e successive modificazioni.

Titolare del trattamento dei dati personali

Contitolari del trattamento sono le società Beside Management S.r.l. con sede in Via Carlo Pisacane n. 5, 47921 Rimini (RN), cod. fisc. 03583110402, indirizzo e-mail commerciale@besidemanagement.com, e S.S.D. Never Give Up a r.l. con sede in Via Tagliamento n.14, 00198 Roma (RM), cod. fisc. 15021681000, indirizzo e-mail info@nevergiveup.fun, (di seguito insieme contitolari e ciascuno titolare) a cui ella potrà rivolgersi per l’esercizio dei suoi diritti. Gli anzidetti contitolari potranno essere contattati mediante e-mail al seguente indirizzo di posta elettronica di Beside Management S.r.l. commerciale@besidemanagement.com e al seguente indirizzo di posta elettronica di Never Give Up a r.l. info@nevergiveup.fun ed a mezzo raccomandata a/r presso gli indirizzi anzidetti.

Contenuto sintetico dell’accordo di contitolarità

Never Give Up a r.l. e Beside Management S.r.l. dichiarano e si riconoscono contitolari e corresponsabili nei confronti degli interessati (la persona i cui dati trattati si riferiscono) relativamente a tutti i trattamenti effettuati ed a tutti gli eventi organizzati dalle stesse. Le informative ai sensi degli artt. 13 e 14 e seguenti del Regolamento europeo 2016/679 e le nomine a vario titolo predisposte e relative ai predetti eventi verranno redatte a nome di entrambe le società e quand’anche fossero predisposte a nome di una delle due società resta espressamente inteso tra le parti che entrambe si riterranno responsabili nei confronti dell’interessato. La società destinataria di richieste da parte dell’interessato (il soggetto cui i dati trattati si riferiscono) dovrà informare tempestivamente l’altra società ed entrambe saranno tenute ad attivarsi per dare riscontro per iscritto all’interessato nei termini di legge. In ogni caso la società che riceverà la richiesta dell’interessato sarà la sola tenuta a rispondere per iscritto al medesimo e nei termini di legge. Per quanto attiene invece alla richiesta di tesseramento alla società sportiva S.S.D. Never Give Up a r.l. la responsabilità e gli adempimenti per il trattamento dei dati personali previsti dal Regolamento UE 2016/679, dal D. Lgs. 196/2003 e suoi aggiornamenti ed in generale dalla normativa sulla protezione dei dati personali e che sono connessi e dipendenti dal tesseramento sono e saranno di esclusiva competenza e responsabilità di S.S.D. Never Give Up.

Data protection officer (Responsabile della Protezione dei Dati)

I titolari hanno provveduto a nominare il Data Protection Officer (Responsabile della Protezione dei Dati) ai sensi dell’art. 37 del GDPR, al quale potrà rivolgersi per l’esercizio dei suoi diritti e che potrà essere contattato al seguente indirizzo di posta elettronica dpo@besideevents.it.

Oggetto del trattamento

Il trattamento avrà ad oggetto i dati da lei comunicati e/o acquisiti legittimamente da ciascun titolare e precisamente a titolo esemplificativo e non esaustivo:
a) notizie anagrafiche ed identificative ad es. nome e cognome dei minori partecipanti agli eventi e dei relativi genitori/tutori/esercenti la patria potestà, codice fiscale, indirizzo residenza/domicilio, numero di telefono, indirizzo e-mail
b) dati contabili/bancari (ad es. estremi del conto corrente bancario) e fiscali (ad es. dichiarazione circa il reddito Isee o autodichiarazione dei propri redditi)
c) dati e certificati medico sanitari, Legge 104 e disturbi, intolleranze alimentari, allergie, taglia e sesso riguardanti i minori partecipanti all’evento
d) fotografie e registrazioni audio e riprese video dei minori partecipanti e dei genitori/tutori/esercenti la patria potestà, effettuate in occasione degli eventi e che, anche successivamente all’evento, potranno essere utilizzate, riprodotte e diffuse dagli sponsor degli eventi medesimi con le più varie modalità (ad es. social, stampa, radio, televisione, sito internet, volantini, manifesti, locandine). NOTA: le modalità del trattamento audio/visivo qui enunciato sono trattate in una separata informativa, per la quale verrà chiesto il vostro espresso consenso. Si anticipa che, in caso di rifiuto al trattamento dei dati fotografici/audio/video, sarà comunque possibile partecipare agli eventi
e) autocertificazione dei genitori/tutore/esercente la patria potestà relativamente al rapporto di lavoro
f) autocertificazione del genitore/tutore/esercente la patria potestà circa l’iscrizione del bambino partecipante all’evento ad un istituto scolastico
g) nominativo e fotocopia del documento di identità delle persone delegate dai genitori/tutori/esercenti la patria potestà ad accompagnare e prelevare i bambini partecipanti dal luogo dell’evento come specificato in separata informativa.

Finalità del trattamento dei dati

Il trattamento è finalizzato alla corretta e completa esecuzione delle finalità relative allo svolgimento delle attività precontrattuali e alla gestione del rapporto contrattuale ivi compresi gli aspetti afferenti al rapporto assicurativo e relativi alla partecipazione dei minori agli eventi (tra cui il tesseramento degli stessi presso l’ente di promozione sportiva OPES) nonché per i connessi adempimenti di carattere contabile, fiscale e per l’adempimento di obblighi di legge.
La informiamo, inoltre, che il conferimento dei suddetti dati ha carattere obbligatorio per quanto è richiesto dagli obblighi legali e contrattuali e per rispondere a sue richieste nella fase precontrattuale, pertanto il rifiuto di fornirli, in tutto o in parte, comporterebbe l’impossibilità per lo scrivente a dar corso ai rapporti contrattuali medesimi e/o alle sue richieste.
I dati personali potrebbero inoltre essere trattati per ulteriori attività e precisamente di marketing, attività promozionali, invio di materiale pubblicitario relativo all’attività, ai prodotti e ai servizi propri del titolare/i e degli sponsor degli eventi. Il conferimento di dati, non riconducibili ad obblighi legali e contrattuali, ma riferibili ad attività di marketing, attività promozionali relative a prodotti e servizi delle società ha invece carattere facoltativo poiché sono dati raccolti dallo scrivente per rendere ottimale lo svolgimento della propria attività. Il rifiuto a fornire questi dati non pregiudica invece l’ottimale esecuzione dei servizi e
prestazioni richieste dal cliente. I dati personali potranno essere trattati a mezzo sia di archivi cartacei che informatici e telematici e comunque trattati con modalità strettamente necessarie a far fronte alle finalità sopra indicate.

Base giuridica del trattamento

I dati da lei forniti o comunque disponibili saranno trattati per le misure precontrattuali, per esigenze contrattuali e per i conseguenti adempimenti degli obblighi legali e contrattuali dalle stesse derivanti, come previsto dagli artt. 1336 e 1337 c.c. e dagli artt. 6, 7 e 8 Reg. UE 679/2016.
Per le altre finalità quali marketing/pubblicità il trattamento è basato sul consenso espresso ex art. 6 Reg. UE 679/2016.
Infine negli altri casi il trattamento sarà basato sul consenso espresso qualora sia previsto per specifiche finalità e previa informativa.

Trasferimento dei suoi dati all’estero

I suoi dati personali saranno trattati all’interno della Unione Europea. Qualora si verifichino i presupposti per l’eventuale trasferimento di dati personali verso paesi non appartenenti alla Unione Europea, il titolare verifica se le suddette terze parti operano in paesi in cui sia stata già emessa una decisione positiva di adeguatezza da parte della Commissione Europea. In mancanza di decisioni di adeguatezza il titolare, prima di trasferire i dati verso paesi od organizzazioni internazionali terze, si premurerà di fornire garanzie adeguate nonché la sussistenza di obblighi di protezione e di sicurezza equivalenti a quelli garantiti dal titolare medesimo attraverso l’adozione di norme vincolanti di impresa o di clausole tipo di protezione dei dati adottate dalla Commissione Europea ovvero attraverso l’utilizzo delle altre soluzioni previste dal GDPR.

Destinatari

I dati forniti alle scriventi potranno essere comunicati in particolare a:
• Enti pubblici, istituti bancari, compagnie di assicurazione
• Consulenti e società di servizi che svolgono attività in outsourcing per conto del titolare
• Sponsor dell’evento quali a titolo esemplificativo e non esaustivo: GRUPPO ACEA SPA (per l’Acea Camp), GRUPPO CRAI SPA (per il Crai Camp), ItaliaCamp e aziende locali, con i quali i contitolari potranno condividere dati connessi alle attività di marketing e promozione (tra i quali anche i materiali audio/video) in caso di consenso espresso dell’interessato
• Professionisti per l’adempimento di obblighi fiscali e contabili
• Partners delle attività sportive e organizzative quali a titolo esemplificativo e non esaustivo: CONI, OPES (per l’attività di tesseramento), ai quali verranno forniti i dati necessari all’espletamento degli eventi e, in caso di consenso espresso dell’interessato, i dati connessi alle attività di marketing e promozione (tra i quali anche i materiali audio/video)
• Consulenti e/o enti per la redazione e deposito dei bilanci nonché per l’emissione delle dichiarazioni ai fini della deducibilità delle donazioni
• Personale operativo per gli aspetti che possano riguardarli secondo le modalità previste dalla legge
Per conoscere l’elenco dettagliato dei soggetti ai quali potranno essere comunicati i dati personali può rivolgersi alle scriventi società all’indirizzo della sede legale e/o all’indirizzo di posta elettronica del Data Protection Officer (Responsabile della Protezione dei Dati) indicati nella presente informativa.

Trattamento e conservazione dei dati

Il trattamento dei dati personali consiste nella raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, strutturazione, adattamento, modifica, estrazione, consultazione, uso, raffronto, comunicazione dei medesimi dati, limitazione, cancellazione o distruzione. Il trattamento dei dati personali è effettuato per le finalità di cui sopra, con modalità manuali o automatizzate ed informatizzate in conformità a quanto stabilito dall’articolo 5 del GDPR, nel rispetto delle regole di liceità, correttezza, trasparenza, legittimità, riservatezza e sicurezza previste dalla normativa vigente. I dati saranno conservati per il periodo di tempo necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati conformemente a quanto previsto dagli obblighi di legge. Per quanto attiene alle finalità di marketing/pubblicità i dati saranno conservati fino alla revoca da parte sua e comunque nel rispetto di quanto previsto dagli obblighi di legge.

Diritti dell’interessato

Tra i diritti a lei riconosciuti ai sensi dell’art. 15 e seguenti del GDPR rientrano quelli di chiedere l’accesso ai suoi dati personali ed alle informazioni relative agli stessi; la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti, l’aggiornamento; la cancellazione dei dati personali che la riguardano; la limitazione del trattamento dei suoi dati personali, la portabilità dei dati medesimi, opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei suoi dati personali al ricorrere di situazioni particolari che la riguardano; revocare il consenso in qualsiasi momento ferma restando la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca. A quest’ultimo riguardo con particolare riferimento al trattamento dei dati personali per le finalità relative al marketing, attività promozionali, invio di materiale pubblicitario relativo all’attività, ai prodotti ed ai servizi propri del titolare e degli sponsor la revoca del consenso potrà essere effettuata in ogni tempo con comunicazione scritta a mezzo di posta ordinaria da inviare alla sede delle società o all’indirizzo di posta elettronica del Data Protection Officer (Responsabile della Protezione dei Dati). Le comunichiamo infine che ella può proporre reclamo a un’autorità di controllo (Autorità Garante per la protezione dei dati personali – www.garanteprivacy.it).

Modifiche ed aggiornamenti

La presente informativa potrà essere soggetta a modifiche ed integrazioni per adeguarla all’evoluzione normativa in materia di trattamento dei dati personali.

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Informativa sul trattamento dei dati personali

Il sottoscritto relativamente al trattamento dei propri dati personali per attività di marketing, attività promozionali, invio di materiale pubblicitario relativo all’attività, ai prodotti ed ai servizi di Beside Management s.r.l. e di S.S.D. Never Give Up a r.l. secondo quanto specificato nella suindicata informativa.